Recepción con IA para hoteles
Ninguna llamada del hotel queda sin atender.
Voxofi atiende el teléfono y el WhatsApp las 24 horas, en español, inglés y portugués. Responde, toma pedidos de reserva y de huéspedes, y pasa con su equipo cuando hace falta. Se prueba en semanas, sin tocar su sistema central.
- Hola, gracias por comunicarse con el hotel. Le habla Tomás, el asistente virtual; la llamada se graba. ¿En qué lo puedo ayudar?Tomás
- Hi, sorry, do you speak English? We need two rooms for next weekend.Huésped
- Cambia a inglés
- Of course. Two rooms from Friday to Sunday, for four adults? Superior rooms start at 165 dollars a night.Tomás
- Perfect. Can someone confirm by email?Huésped
Usted ve todo. Su equipo sigue al mando.
- Una consola para recepción, reservas y gerencia.
- El asistente usa la información y las tarifas que el hotel aprueba.
- Cada pedido de reserva queda con su estado y su valor estimado.
- Cada llamada y mensaje queda transcripto, con su resumen.
Piloto sin integración
Empiece a atender hoy.La integración, cuando su equipo de IT la apruebe.
En una cadena, conectar algo al sistema central de reservas lleva meses. El piloto no lo necesita: Voxofi trabaja con la información que ustedes aprueban y deja cada reserva en manos de su equipo o de su central.
- Su número de siempreLa central del hotel desvía al asistente lo que no se atiende: desborde, ocupado o de noche. No se cambia ningún número.
- Pedidos de reserva completosNombre, contacto, fechas, huéspedes, tipo de habitación y valor estimado. Su equipo confirma y cobra como siempre.
- Pasa con una personaSi el huésped lo pide, hay una urgencia o algo no se resuelve, transfiere a recepción o a reservas.
- Todo medidoLlamadas atendidas, pedidos y su valor, reservas confirmadas, resueltas sin persona. El informe final es con números reales.
Arranque
Reunimos la información del hotel, tarifas orientativas, áreas e internos, y números de transferencia. Firmamos el acuerdo de datos.
Pruebas internas
Más de 50 llamadas de prueba en español, inglés y portugués con su equipo. Ajustamos el tono a sus estándares de marca.
En vivo: noche y desborde Teléfono
Su central desvía las llamadas no atendidas. El equipo recibe cada pedido por email o WhatsApp.
Huéspedes alojados y WhatsApp Opcional
Pedidos a housekeeping, mantenimiento o room service según quién está de turno.
Operación e informe
Ajustes semanales y un informe con lo que se atendió, lo que se recuperó y lo que conviene mejorar.
Integración con el sistema central Cuando IT lo apruebe
Disponibilidad y tarifas reales, y reservas directas en su PMS (OPERA Cloud, Cloudbeds, Mews, protel u otro).
Qué resuelve
Las llamadas que hoy se pierden.Y las que ocupan a su recepción.
Reservas fuera de horario
De noche y los fines de semana, quien llama para reservar recibe respuesta y deja su pedido completo.
Huéspedes alojados
Toallas, algo que no anda, room service, traslados: cada pedido va al área y a la persona de turno.
Desborde de recepción
En el check-in de la tarde, las llamadas que esperan se atienden en vez de perderse.
Huéspedes de otros países
Inglés y portugués con su propia voz. Si cuesta entenderse, ofrece cambiar de idioma.
Grupos y empresas
Toma los datos del grupo o la empresa y los pasa a reservas para que coticen.
El mismo asistente responde por escrito, también notas de voz, en el idioma del huésped.
Datos y cumplimiento
Pensado para cadenas.Sus datos, sus reglas.
Firmamos un acuerdo de procesamiento de datos (DPA) con las cláusulas que pide la AAIP para transferencias internacionales, y respetamos sus estándares de marca.
Dice que es un asistente virtual y que la llamada se graba (Ley 25.326).
Los pagos van siempre por link seguro de su sistema. No toma números de tarjeta ni documentos.
Grabaciones y transcripciones por 30, 90 o 365 días, o solo el texto. Credenciales cifradas.
Si algo falla, nos enteramos al instante y las llamadas vuelven a su recepción.
Planes
Empiece por el piloto.Crezca cuando los números lo justifiquen.
Esencial
Recepción 24/7 sin integración.
- Teléfono 24/7, 1.000 minutos
- Español, inglés y portugués
- Pedidos de reserva y de huéspedes
- Transferencia a una persona
Profesional
Reservas conectadas y WhatsApp.
- Todo lo de Esencial, 2.500 minutos
- Disponibilidad y tarifas de su PMS
- WhatsApp en su cuenta verificada
- Pedidos por área y ventas adicionales
Cadena
Varios hoteles y central de reservas.
- Línea central con ruteo por hotel
- Análisis de todas las llamadas
- Voz de marca y acuerdo de nivel de servicio
- Residencia de datos a pedido
Preguntas
Lo que suelen preguntar.
¿Hace falta integrar nuestro sistema de reservas para empezar?
No. El piloto funciona con la información y las tarifas orientativas que ustedes aprueban. El asistente toma el pedido completo y su equipo o su central confirma la reserva. La integración con el PMS se suma después, cuando IT la apruebe.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
Unas dos semanas: una para cargar la información y hacer las pruebas internas, y otra para salir en vivo con las llamadas de noche y desborde.
¿Cambiamos de número de teléfono?
No. Su central desvía al asistente las llamadas que no se atienden, por ejemplo por no contestar, por ocupado o fuera de horario. El número del hotel sigue siendo el mismo.
¿Qué pasa si el asistente no sabe algo o se equivoca?
No inventa: si algo no está en la información aprobada, toma el mensaje o transfiere a una persona. Cada conversación queda grabada y transcripta para revisarla.
¿Y si se cae?
Monitoreamos el servicio cada 15 minutos. Si el asistente no responde, las llamadas vuelven a su recepción.
¿Reemplaza al personal?
No. Atiende lo que hoy se pierde y lo repetitivo, para que su equipo se dedique a los huéspedes que tiene enfrente.
¿Suena robótico?
Usa voces naturales: rioplatense en español, y propias en inglés y portugués de Brasil. Escúchelo en la demo.
¿Dónde quedan los datos?
En proveedores de primer nivel, con acuerdo de procesamiento de datos y las cláusulas de la AAIP. Ustedes eligen cuánto tiempo se guardan.
Escuche a su asistente antes de decidir.
Armamos una demo con la información de su hotel y la escuchan en español, inglés y portugués.